Szukaj

Planowanie kluczem do maksymalizacji produktywności

Michał, 15 marzec 2020
Planowanie kluczem do maksymalizacji produktywności

Mamy XXI wiek, pełną informatyzację, niesamowite interaktywne systemy wspierające naukę, prawie nieograniczone możliwości rozwoju. Czy jednak korzystamy z tych dobrodziejstw? Czy wykorzystujemy 100% naszego potencjału? W Polsce jeszcze długa droga przed nami, szczególnie jeśli chodzi o przestrzeń administracyjną. Problemem jednak nie jest brak pieniędzy, bo tego akurat nie brakuje. W mojej ocenie, to kwestia naszej mentalności. 

Kiedy w firmach mówi się o cyfrowym obiegu dokumentów, większość z nas myśli tak: do tej pory była papierowa faktura, był to więc klasyczny obieg papierowy. Czym zatem jest cyfrowy? Skanem tej faktury, który teraz zamiast podawania z ręki do ręki jest wysyłany e-mailem. Po wdrożeniu systemów cyfrowych nie ma za tym zmiany procesów, mentalności ani procedur. Niewiele się zatem zmieni, ponieważ w którymś momencie i tak ta sama zeskanowana faktura, musi zostać na nowo wydrukowana, bo pieczątkę trzeba będzie na niej przybić i włożyć do segregatora.

Dlaczego na wstępie podaję taki właśnie przykład? Ponieważ w edukacji również widzę podejście "starej szkoły”, i nie chodzi mi wcale o podejście do programu nauczania, a raczej do procesów, zarządzania czy obsługi klienta. Bycie przedsiębiorcą to niezwykle skomplikowane zajęcie. Poza prowadzeniem firmy, czyli zarządzaniem personelem, ogarnięciem księgowości, zakupami, inwentaryzacjami, rozdysponowaniem pracy itp. często występujemy w roli pracowników. Taka ilość zadań może przysporzyć bólu głowy. To jednak nie wszystko, wielu z nas ma również rodziny, chciałoby zadbać o swoje zdrowie lub znaleźć chwilę dla siebie samego. Nie jest to łatwe zadanie, ale też nie niemożliwe. Na nasze szczęście XXI wiek przynosi coś więcej niż tylko szum informacyjny. Jeszcze nigdy w historii nie mieliśmy takich możliwości, jakie mamy dziś. W tym artykule chciałbym przedstawić trzy narzędzia, które pomogą ci zorganizować i zaplanować twoje działania, usprawnić pracę oraz, być może, zaoszczędzić trochę czasu!

Brian Tracy powiedział, że każda minuta poświęcona na planowanie pozwala zaoszczędzić 10 minut pracy. Dlatego naszą pracę musimy strategicznie zaplanować. O ile systemy nie zrobią tej pracy za nas, to mogą nam pomóc w wielu aspektach. Postaram się zaadresować kilka potrzeb, z jakimi mierzą się przedsiębiorcy, dyrektorzy, menedżerowie czy pracownicy. Warto pamiętać, że od planu do wykonania jest jeszcze kawałek drogi. Przejdźmy zatem do meritum, czyli jak narzędzia mogą nas wspomagać.

Kiedy myślę o edukacji, szkołach czy przedsiębiorstwach, przychodzi mi do głowy kilka wyzwań, z jakimi trzeba się zmierzyć:

  • Budowanie zespołu - w tym zatrudnianie, zarządzanie, motywowanie, rozliczanie, planowanie i wiele innych związanych z tym aspektów
  • Marketing - utrzymywanie strony internetowej, grup na Facebooku i innych portalach społecznościowych. Dbanie o markę oraz wszystkie inne działania z tym związane.
  • Zakupy - wszelkiej maści, to mogą być potrzeby bieżące, cykliczne, okazjonalne i awaryjne, na pewno każdy ma tego naprawdę sporo!
  • Harmonogramy - budowanie planów zajęć, planowanie egzaminów, wycieczek, spotkań, zebrań, dni wolnych od pracy itp.
  • Spotkania - z pracownikami, klientami, uczniami - z każdym można się spotkać osobno, ale na to przecież nie mamy czasu.

Ta lista mogłaby pewnie się wydłużyć i zająć cały tekst artykułu, zakładam, że każdy, kto to teraz czyta dodałby do tej listy jeszcze "naście" zadań. Wszak wszyscy borykamy się z podobnymi problemami i powstało już sporo sposobów na to, jak adresować takie wyzwania. Osobiście nie wierzę w złoty środek, uniwersalną prawdę dla każdego, ponieważ każdy z naszych projektów jest inny. Każdy z nas jest inny, więc jeden sposób może w danej firmie nie zadziałać, choć w innej zrobi robotę.

Pierwszą aplikacją, jaką przedstawię będzie Google Calendar - czyli najważniejsze narzędzie, jeśli chodzi o planowanie. Ten kalendarz ma ogromne możliwości, jest darmowy i dostępny dla każdego. Utrzymywanie jednego kalendarza firmowego i dodanie wielu kalendarzy da nam pełny podgląd na wszystkie działania, jakie mamy zaplanowane oraz pokaże nasze wolne terminy. Kalendarz Google może być wykorzystywany na wiele sposobów, jest nawet metodyka zarządzania zadaniami na podstawie samego tylko kalendarza, bez dodatkowych aplikacji to do czy wbudowanych zadań. Dobrą praktyką przy planowaniu jest stworzyć oddzielny kalendarz do każdego z zagadnień: oddzielny kalendarz do wydarzeń, oddzielny do zajęć, oddzielny dla każdego z pracowników (np. na urlopy czy niedostępności). Takich kalendarzy możemy mieć naprawdę dużo. Część z nich może być współdzielona z osobami zainteresowanymi lub nawet udostępniona publicznie. Istnieje możliwość integracji innych narzędzi (jak np. Facebook) z googlowskim kalendarzem, jak również umieszczenia widoku określonego kalendarza na stronie internetowej. Mając do dyspozycji tylko prosty kalendarz możemy w nim zapisać całoroczny plan - tu nie ma specjalnych ograniczeń i narzędzie nie kosztuje nas nic. Dokumentacja oraz mnogość możliwości jego wykorzystania są jednymi z lepszych i jestem pewny, że to narzędzie pomoże ci w skreśleniu co najmniej kilku kwestii z listy zadań. Jako alternatywę polecam Microsoft Outlook (jako część pakietu Office 365) oraz Apple iCal - wszystkie 3 mają podobne możliwości, ale to ten od Google jest uznany za najbardziej uniwersalny.

Kolejna aplikacja to Zoom.us - jest to aplikacja z serii: wideokonferencje. Bardzo niedocenione narzędzie w segmencie małych i średnich firm. Wielkie korporacje od lat korzystają z dobrodziejstw tego typu systemów, które dają możliwość prowadzenia rozmów za pomocą systemów konferencyjnych. Te oczywiście są drogie i niezbyt mobilne, dlatego od lat prym wiodą systemy typu Zoom. Pozwalają one wykorzystać nasz komputer lub smartfon do połączeń wideo i organizowania spotkań z wieloma osobami. Teraz pewnie się zastanawiasz, czy to jest dla ciebie.

Pozwól, że przybliżę kilka scenariuszy użycia takiego rozwiązania. Niezależnie od prowadzonej działalności, na pewno raz na jakiś czas musisz się spotkać w większej grupie ludzi. To mogą być współpracownicy, klienci, uczniowie, studenci lub potencjalnie wszystkie grupy na raz. Ze swojego doświadczenia wiem, że kiedy trzeba uzgodnić czas w kalendarzu dla więcej niż 2 osób, robi się problem. Każda kolejna osoba, to kolejne "niedogodności". Po prostu zawsze jest ktoś, komu coś nie pasuje. Tak już jest i tego nic nie zmieni - oto taka uniwersalna prawda. Weźmy przykład: zorganizowania zebrania w szkole lub zebrania nauczycieli. Oczywistym jest dziś, że trzeba się na nim osobiście, zazwyczaj w określonym miejscu o określonej godzinie. No i tu pojawiają się kolejne bariery: dojazd, godzina, czas trwania. Zoom wychodzi nam naprzeciw z rozwiązaniem. To samo spotkanie możemy zorganizować online. Bo czym różni się takie spotkanie od normalnego w sali? W obu przypadkach będziemy się słyszeć i widzieć. W obu przypadkach jesteśmy w stanie ustalić sprawy dla nas ważne. Różnica jednak jest taka, że wirtualnie możemy się spotkać w zasadzie będąc w dowolnym miejscu na Ziemi (musimy oczywiście mieć dostęp do internetu). Czy zaangażowanie będzie takie samo? To już zależy od osób, które na spotkanie przychodzą, dobrze przeprowadzone wirtualne spotkanie może być dużo bardziej produktywne niż spotkanie w sali. Zoom w wersji darmowej ma tylko jedno duże ograniczenie, spotkanie może trwać maksymalnie 40 minut. W wersji Pro ten limit wydłuża się do 24 godzin. Jest to genialny sposób na przeprowadzenie spotkania dla 100 osób (lub większe w innych planach), rozmów jeden na jeden, konferencji, webinarów, itp. Wykorzystanie takiego narzędzia może otworzyć również nowe możliwości, które nie były do tej pory rozpatrywane. Możecie zaprosić do współpracy osoby, które mogą pracować lokalnie, a np. mogłyby bardzo podnieść prestiż twojej szkoły. Możesz organizować szkolenia dla współpracowników lub raz na jakiś czas zaprosić specjalistę, który opowie o jego perspektywie na zadany temat. Możliwości są nieograniczone, trzeba tylko się zdecydować i podjąć decyzję. Alternatywą są Google Hangouts/Meetings, GoToMeeting.com, Cisco Webex. Zoom ma najlepszy tryb darmowy, bo te 40 minut to naprawdę wystarczający czas na produktywne i efektywne spotkanie.

Ostatnią aplikacją jaką przedstawię będzie Monday.com - jest to aplikacja, która jest bardzo uniwersalna, jeśli chodzi o zakres możliwości. Za pomocą tej platformy możesz zaadresować około 95% spraw z listy powyżej. Celowo użyłem słowa platforma, ponieważ Monday ma taka wiele opcji oraz scenariuszy użycia, że każdy z nich mógłby być oddzielną aplikacją. Sprawa z jej wykorzystaniem wygląda nieco inaczej, ponieważ w pewnym momencie może wymagać większego wdrożenia przez konsultantów zewnętrznych. Mając do dyspozycji takie możliwości, warto porozmawiać ze specjalistami od wdrożeń, ale żeby to zrozumieć przybliżę nieco samą platformę oraz to do czego możesz jej użyć. Na ich stronie internetowej zobaczysz kilka przykładów, do czego możesz jej używać:

  • Zarządzanie projektami
  • Marketing i PR
  • Zarządzanie zespołem
  • HR i kadry
  • Sprzedaż (np. CRM)
  • Zamówienia i produkcja
  • Zarządzanie klientami - w tym ich projektami
  • Planowanie wydarzeń

A także wiele innych. Autorzy wymieniają ponad 30 możliwości wykorzystania Monday w przedsiębiorstwie. Można skorzystać z jednego lub wszystkich szablonów, sami też możemy je projektować. To daje ogromne korzyści i potrafi zmodelować dowolny proces w naszej organizacji.

Na co dzień w swojej pracy spotykam się z opiniami, że e-mail umiera, że czas na coś nowego. Zgadzam się z tym, że e-mail przestał być najbardziej efektywnym medium do komunikacji, ale czy umiera? Jeszcze długa droga przed nim i pośrednio jesteśmy na niego skazani. Monday jednak rozwiązuje problem niskiej efektywności i bardzo poprawia jakość komunikacji dla wszystkich, którzy są włączeni do platformy (nie muszą to być użytkownicy sytemu, a np. zaproszeni goście czy podwykonawcy). Poprzez bardzo przejrzyste listy zadań, zwizualizowanie ich na osi czasu, połączeń i zależności jesteśmy w stanie błyskawicznie zobaczyć na jakim etapie jesteśmy w projekcie czy procesie. Tutaj planujemy zadania, przypisujemy odpowiedzialności, śledzimy ich stan wykonania. Jeśli włączymy w to zewnętrznych wykonawców, a nawet klientów możemy osiągnąć efektywność, jakiej do tej pory nie obserwowaliśmy. Monday to scyzoryk szwajcarski w narzędziach tej klasy, ma ogromne możliwości, co może na początku nieco przytłaczać. Pamiętaj, że nie jesteś sam i możesz skorzystać z pomocy przy wdrożeniu tego systemu lub stopniowo modelować swoje procesy i korzystać z dostępnych szablonów zbudowanych na bazie dobrych praktyk. Podsumowując Monday.com - jakie korzyści ci on przyniesie? Oto kilka przykładów:

  • pomoże zaplanować, zorganizować zadania, przypisać priorytety i osoby za nie odpowiedzialne
  • pozwala monitorować postęp prac i zadań
  • wspomaga współprace i może drastycznie poprawić komunikację w zespole

Wszystkie funkcjonalności można przetestować za darmo przez 14 dni, później trzeba będzie się zdecydować na jeden z płatnych planów. Platforma ta jest liderem w swojej klasie i mogę z czystym sercem polecić ci wypróbowanie jej!

Alternatyw dla tego rozwiązania jest bardzo dużo, zaczynając od takich jak Asana, Trello, Todoist (polecam dla użytkowników indywidualnych lub małych zespołów) a kończąc na takich jak Jira, Clickup czy dedykowanych rozwiązań pisanych pod konkretne wymagania.

Te trzy przykłady do tylko namiastka tego, co jest dziś dostępne. Ilość aplikacji, które mogą zwiększyć produktywność, efektywność czy komunikację w zespole jest tak duża, że samo ich wypisanie mogłoby by zająć kilka stron. Moja opinia jest subiektywna, poparta doświadczeniami zarówno z pracy w różnych organizacjach, jak i z osobami indywidualnymi. Nie ma złotego środka, ale jeśli dziś planowanie odbywa się w twojej głowie, lub na kartkach papieru, które lubią się zgubić, warto sięgnąć po cyfrowe wsparcie. Nie chodzi tu o wielkie technologie, a o proste rozwiązania, które zaadresują najczęstsze problemy. Gorąco zachęcam do automatyzowania pracy, tworzenia działań cyklicznych i pracy hurtowej (tj. zebrania kilku podobnych zadań i wykonania ich w tym samym czasie). Zastosuj metodę małych kroków, żeby osiągnąć wielkie cele i wdrażaj jedną rzecz naraz. Zobacz, co przysparza największych problemów, gdzie są najsłabsze strony twojego działania i tymi zajmij się na samym początku. Skup się na strategii i planowaniu - skorzystaj z dobrodziejstw technologii i osiągaj jeszcze więcej w swojej pracy i biznesie. Serdecznie ci tego życzę!

Autor tekstu: Jakub Gromek

Tekst pochodzi z i numeru magazynu Lider Branży Edukacyjnej 

Zamów magazyn na www.magazynlider.pl

Koszyk

Twój koszyk jest pusty.

Dokonaj swoich pierwszych zakupów