Dobra umowa dla szkoły językowej – jak ją napisać i czemu jest ważna?
Prywatna szkoła musi sama zadbać o swoje interesy – w tym o zaplecze prawne. Niektórzy przedsiębiorcy próbują się posiłkować wzorami umów znalezionymi w sieci, ale w większości przypadków nie rozumieją zapisów, nie są w stanie ich wytłumaczyć swoim kursantom i nie mają pewności, czy wykorzystywane przez nich dokumenty są w ogóle odpowiednie.
Z tego artykułu dowiesz się, dlaczego nie warto korzystać z wzorów znalezionych w Internecie, a także dlaczego umowa dla szkoły językowej jest potrzebna, jak ją napisać, jak wdrożyć RODO, a także jakich klauzul nie stosować.
Po co szkole językowej umowa oraz RODO?
Najprostsza odpowiedź – dla zabezpieczenia swoich interesów. Żaden przedsiębiorca nie chce przecież szukać klientów, którzy skorzystali z kursu i nie zapłacili albo zapisali się na lekcje, z dnia na dzień zniknęli, a nie złożyli oficjalnej rezygnacji. Dokumenty kreują też profesjonalny obraz szkoły językowej oraz działają psychologicznie – podpisanie umowy daje poczucie obowiązku, odpowiedzialności i może wyeliminować na starcie potencjalnych problematycznych klientów.
W większości przypadków, przy nauce dzieci czy nawet dorosłych, mamy do czynienia z relacją przedsiębiorca-konsument. W tej sytuacji prawo zawsze bardziej chroni konsumenta, więc to w gestii właściciela takiej szkoły językowej leży zadbanie o swoje interesy. Umowa nie jest jednak Darobowiązkowa. Nie ma przymusu jej podpisywania, nikt nie może zmusić przedsiębiorcy do ochrony własnych interesów. Niektórym wystarczy umowa dorozumiana, inni wiedzą dokładnie, jak wyegzekwować swoje prawa i jak konstruować komunikację z klientami – ale dla pewności i spokoju działania doradzam zawsze sporządzenie dokumentu.
Wdrożenie RODO w szkołach prywatnych jest szczególnie ważne – nie mogą porównywać się z placówkami publicznymi, które (jako instytucja) mają niższe progi odpowiedzialności. Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność, na przykład szkołę językową, odpowiada osobiście, całym majątkiem – nauczyciel zatrudniony w publicznej szkole nie ponosi takiej odpowiedzialności.
Jak wdrożyć RODO w szkole językowej?
O RODO można myśleć jak o cebuli – ma warstwy wewnętrzne i zewnętrzne. Wdrażając przepisy RODO do swojej działalności trzeba zacząć od zewnątrz, od tego, co widzą klienci, konsumenci. Pierwsze kroki to wprowadzenie obowiązku informacyjnego do umowy, właściwe skonstruowanie stopki maila, formularza kontaktu, uzupełnienie strony internetowej i fanpage czy innych social mediów o właściwe zapisy.
Na dalszym etapie można zająć się częścią wewnętrzną – podstawą RODO – czyli dokumentami firmowymi, których nie widzą potencjalni klienci.
Darmowe wzory z Internetu – czy warto z nich korzystać?
Odpowiem pytaniem na pytanie – a czy w czasie wakacji chodzisz z dzieckiem po plaży i oddajesz je pod opiekę przypadkowym osobom? No właśnie. Pomyśl o firmie jak o dziecku – chcesz dla swojej szkoły jak najlepiej, więc nie możesz ufać zupełnie obcym osobom z Internetu i korzystać z wzorów przez nich przygotowanych.
Oprócz spornych kwestii prawnoautorskich mogą pojawić się problemy z umieszczeniem we wzorze umowy klauzul niedozwolonych (zapisów, które ograniczają prawa konsumentów w stosunku do przepisów prawa albo dających nieproporcjonalnie mocniejszą pozycję jednej ze stron).
Przykłady klauzul niedozwolonych:
- jednostronna zmiana świadczenia w trakcie, np. ceny kursu,
- wyłączanie obowiązku zwrotu wniesionych przez konsumentów opłat w przypadku rezygnacji z kursu językowego,
- nakładanie obowiązku zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego,
- zastrzeganie, że ewentualne spory rozstrzygać będzie sąd właściwy miejscowo dla siedziby szkoły.
W darmowych wzorach mogą znaleźć się też zapisy, które – chociaż nie są klauzulami niedozwolonymi – powodują, że umowa nie spełnia swojego zadania albo jest nieważna. Szkoły językowe powinny zawierać umowy-zlecenie, określające staranność wykonania, a nie cel – zatem zapis „umowa o naukę” jest całkowicie niepoprawny!
Inna kategoria wzorów to tzw. „wzory w trybie publicznym”, wynikające z przetargów i dbające o interesy kursantów, nie szkoły. Mogą się w nich znaleźć na przykład zapisy dotyczące konieczności uzyskania zgody na zmianę lektora, dodatkowych obowiązków szkoły albo wskazanie, że za czas płatności uznaje się moment obciążenia rachunku kursanta, a nie moment zaksięgowania wpłaty przez szkołę. Te zapisy zdecydowanie nie leżą w interesie przedsiębiorcy!
Co powinna zawierać dobra umowa dla szkoły językowej?
W podstawie dobrze skonstruowanej umowy dla szkoły językowej powinny znaleźć się zapisy dotyczące:
- kwalifikacji lektora,
- licencji na materiały wykorzystywane podczas zajęć,
- zmiany formy zajęć,
- postępowania w przypadku braku powołania grupy zajęciowej (zwrot wpłaconych środków),
- obowiązku informacyjnego RODO w umowie.
Rekomenduję, żeby pozostałe elementy dobrej umowy, tj. oświadczenie o wyrażeniu zgody na publikację wizerunku, harmonogram płatności oraz harmonogram spotkań stanowiły załączniki do umowy.
We współpracy z Olgą i Michałem Wilczyńskimi stworzyłam pakiet dokumentów dla firmy edukacyjnej (szkoła językowa, szkoła matematyki, szkoła tańca, itp.) – wzór umowy wraz z komentarzem i instrukcją wypełnienia oraz załącznikami niezbędnymi do pełnego zabezpieczenia prawnej strony działania szkoły.
